Zugang:
Rechte: Verwalter, Projektkonten anlegen
Mit diesem Befehl wird ein neues Projekt angelegt.
Im Dialog “Projekt/Konto" sind die folgenden Felder auszufüllen:
Konto: Eindeutiger Name für das Projekt (max. 16 Zeichen). Unter diesem Namen wird das Projekt in der alphabetisch geordneten Projektliste und ggf. in der Projektübersicht künftig geführt. Werden auf dieses Projekt Buchungen ausgeführt, so erscheint dieser Name im Feld “Projekt" der Tagestabelle.
Das alphabetisch erste Projekt der Projektliste ist das Standard-Projekt, auf das die Standard-Buchungen ausgeführt werden. (Vgl. Kap. 3.6.4. Standardbuchung anlegen und 3.6.5. Schnelles Buchen auf Standard-Projekt.)
Zur Auswertung kann nach Konten gefiltert und sortiert werden.
Projektnummer: Zusätzlicher Bezeichner für das Projekt (max. 10 Zeichen). Es können Ziffern und Buchstaben verwendet werden. Zur Auswertung kann nach Projektnummern sortiert werden.
Kurzinfo: Freier Text (max. 40 Zeichen) zur Beschreibung des Projektes.
Auto.-Text: Vorgabe für den Text des Feldes “Beschreibung" der Tagestabelle (max. 255 Zeichen). Innerhalb der Buchung kann der Text verändert werden. Zur Auswertung kann nach Auto.-Text gefiltert werden.
Information: Freier Text (max. 255 Zeichen) zur Beschreibung eines Projektes.
OLE-Objekt: Ein Projekt kann zur Information mit einem anderen Dokument per OLE verknüpft sein. Sinnvoll sind Verknüpfungen zu Dokumenten, die weitere Projektinformationen enthalten. (Das OLE-Objekt der Projekteinstellungen ist unabhängig von einem OLE-Objekt der Buchungen.)
Projektattribute:
Projekt/Konto ist Arbeitszeit: Wenn dieses Feld gesetzt ist, werden Buchungen auf das Projekt dem Arbeitszeitsaldo des Anwenders angerechnet. Bei neuen Projekten ist dieses Feld per Voreinstellung gesetzt. Das Feld wird sinnvoller Weise nur bei ausgewählten Projekten gelöscht, wie z.B. “unbezahlter Urlaub", “Promotion" oder ehrenamtliche Tätigkeiten, die neben der hauptamtlichen Tätigkeit ausgeführt werden. Zur Auswertung kann nach dem Attribut gefiltert werden.
Projekt/Konto mit Vorholzeit: Wenn dem Anwender ein Arbeitszeitmodell mit täglicher Vorholzeit zugewiesen wurde, so wird diese dem Vorholzeitsaldo gutgeschrieben, sobald auf ein Projekt gebucht wird, das dieses Feld gesetzt hat. Per Voreinstellung ist dieses Feld gelöscht.
Geschützte Buchung: Ist dieses Feld gesetzt, können Buchungen auf dieses Projekt nur von einem Anwender, mit dem Recht “Personalsachbearbeitung" oder dem Verwalter ausgeführt werden. Diese Einstellung ist z.B. für die Projekte “Urlaub" und “Krankheit" sinnvoll, wenn gewünscht wird, dass die Anwender nicht selbst auf diese Projekte buchen können. Per Voreinstellung ist dieses Feld gelöscht.
Standard Beginn, Standard Ende: Voreinstellung für die Uhrzeiten des Beginns und des Endes einer Buchung. Beim Ausführen einer Buchung werden diese Werte in die Tagestabelle übernommen und können dort verändert werden.
Die Eingaben erfolgen im Format “hh:mm". Mit den Pfeil-Symbolen können die Werte in Schritten von 15 min. verändert werden. Per Voreinstellung sind diese Felder leer.
Sind die Felder “Standard Beginn" und “Standard Ende" belegt, werden diese Werte beim buchen in die Tagestabelle übernommen. Ist das Feld “Standard Beginn" offen, wird, so vorhanden, der “Ende" der vorangegangenen Buchung des gleichen Tages als “Beginn" der Buchung verwendet. Ist der Wert nicht vorhanden, wird die aktuelle Zeit verwendet
Kontoart: Diese Einstellung legt fest, wie beim ausführen von Buchungen auf das Projekt die Felder “Beginn" und “Ende" bereits vorhandener Buchungen des gleichen Tages behandelt werden. Es stehen zur Auswahl:
Um ein Projekt "abzuschließen", wird in den Einstellungen des Projektes diese Kontenart ausgewählt. Ein Projekt kann nur dann die Kontoart “abgeschlossen" erhalten, wenn keine Buchungen in der Zukunft (Termine) einschließlich des heutigen Tages vorliegen. Der Abschluss eines Kontos kann rückgängig gemacht werden, solange das Projekt noch nicht gelöscht ist. Abgeschlossene Projekte rücken an das Ende der Projektliste. Wird das Standard-Projekt abgeschlossen, verliert es diesen Status.
Symbol: Jedem Projekt wir ein Symbol (Icon) zugeordnet, mit dem es in der Projektübersicht erscheinen kann. Mit einem Doppelklick in das Feld “Symbol" erscheint ein Datei-Auswahldialog zum Laden einer Symboldefinitions-Datei (*.ico). Bei der Installation von Prokal wird im Unterverzeichnis “\icons\.." eine Sammlung solcher Dateien angelegt, es können aber auch Symbole aus anderer Quelle verwendet werden. Das Symbol wird mit in der Datenbank abgelegt und ist so für alle Anwender erreichbar.
Farbe: Jedem Projekt wird eine Farbe zugeordnet, mit der die Balken der Tages- und Wochenübersicht dargestellt werden. Durch einen Doppelklick auf das Feld “Farbe" wird ein Farbauswahl-Dialog geöffnent.
[Ok]: Die Eingaben werden übernommen und der Dialog geschlossen. Ein Projekt ist damit angelegt und kann sofort verwendet werden.
[Abbrechen]: Die Eingaben werden verworfen und der Dialog geschlossen.
