Zugang:
Rechte: Verwalter, Personalsachbearbeiter
Die Funktion “Datenbank archivieren" erfüllt zwei Aufgaben:
Nach dem Aufruf der Funktion aus dem Hauptmenü erscheint ein Dateiauswahl-Dialog zur Wahl von Namen und Pfad der Archiv-Datenbank. Per Voreinstellung wird der Pfad der aktuellen Datenbank und der Name “ArchivDDMMJJJJ" angezeigt. (Die Zeichen “DDMMJJJJ" stehen für das Datum der Archivierung, also für das heutige Datum.) Pfad und Dateiname können beibehalten oder verändert werden.
In die Eingabefelder wird der zu archivierende Zeitraum eingegeben. Der Zeitraum gilt einschließlich dem Datum “von:" ausschließlich dem Datum “bis".
Bei Anwahl des Kontrollfeldes “archivierte Buchungen in aktueller Datenbank löschen", werden nach der Archivierung alle Buchungen des Archivierungszeitraums aus der Datenbank gelöscht und damit die Datenbank verkleinert. Achtung: Dabei sollte sichergestellt werden, dass keine Zeiträume gelöscht werden, für die noch kein Abschluss erstellt wurde. Die Salden der durchgeführten Abschlüsse bleiben beim Löschen der Buchungen in jedem Fall erhalten. Die gelöschten Buchungen können aber nicht mehr in den nachfolgenden Abschlüssen berücksichtigt werden.
Dieses Kontrollfeld wirkt auf die Buchungen aller Anwender!
Das zweite Kontrollfeld “nur gelöschte Projekte archivieren" bedeutet, dass in die Archivierung und ggf. die Löschung aus der Datenbank nur Buchungen einbezogen werden, deren Projekte bereits gelöscht wurden. (Details zum Löschen von Projekten sihe Kap. 7.4. Projekte löschen.) In diesem Fall ist sichergestellt, dass nur Buchungen gelöscht werden, die bereits in Abschlüssen berücksichtigt wurden. Im Allgemeinen werden bei Wahl dieses Kontrollfeldes nicht alle Buchungen des Archivierungszeitraums archiviert.
5.3.1. Auf archivierte Datenbank zugreifen
