Das Ausführen der Täglichen Buchungen findet im Hauptfenster von Prokal statt. Durch Drag & Drop wurde dieser Vorgang so vereinfacht, dass er meist nur wenige Sekunden in Anspruch nimmt und dadurch “nebenbei" vorgenommen werden kann.
Zunächst wird in der Tagesübersicht der betreffende Tag aufgeschlagen. Nach dem Start zeigt Prokal den heutigen Tag an. Sollen Buchungen für den heutigen Tag ausgeführt werden, sind keine weiteren Maßnahmen nötig.
Einen beliebigen Tag erreichen Sie:
Ein Projekt wird aus der Projektübersicht mit Drag & Drop in die Tagesübersicht gezogen.
Bei diesem Vorgang wird in der Tagesübersicht eine neue Zeile erzeugt und in diese Zeile die neue Buchung eingetragen. Das Feld Konto wird mit dem ausgewählten Projektnamen beschrieben. Es wird, abhängig von den Projekteinstellungen, das Feld Beginn mit der aktuellen Zeit oder mit dem Wert Ende der vorherigen Buchung oder einem festen Wert automatisch gefüllt:
Abhängig von den Projekteinstellungen können weiterhin die Felder Ende, Beschreibung und die Listeneinträge automatisch ausgefüllt werden. (Details zu den Projekteinstellungen sind in 7.2. Projekte anlegen zu finden.)
Im Anschluss an diesen Vorgang können alle Felder manuell ergänzt oder verändert werden. Aus den Listenfeldern können passende Einträge ausgewählt werden.
Eine Buchung wird beim Verlassen oder beim Wechseln der Zeile der Tagesübersicht in die Daten geschrieben. Die Buchung erscheint dann in der Balken-Tagesübersicht.
Achtung: Projekte, die das Attribut “geschützte Buchung" führen, können nur durch Anwender gebucht werden, die das Recht “Personalsachbearbeitung" haben. Das heißt, i.A. die Anwender können Buchungen auf diese Projekte nicht selbst vornehmen, sondern müssen sie von ihrem Personalsachbearbeiter ausführen lassen. Typischer Weise haben die Projekte “Urlaub" und “Krankheit" die Eigenschaft “geschützten Buchungen". (Siehe hierzu auch Kap. 7.2. Projekte anlegen und 6.1. Übersicht über die Anwenderrechte .)
Über den Menübefehl “Termin/Notiz \ Termin/Tätigkeit anlegen..." können Buchungen auch vollständig mit der Tastatur ausgeführt werden. (Details finden Sie im Kap. 7.2. Projekte anlegen.)