Komfortable Funktionen, die über die bloße Erfassung von Tätigkeiten hinaus gehen, machen den Einsatz von Prokal besonders attraktiv. Die wichtigsten werden im Folgenden aufgelistet
Verwaltung von Anwenderrechten
Prokal verwendet Anwenderrechte. Damit wird festgelegt, wer fremde Buchungen und Tagesnotizen einsehen, verändern oder auswerten darf, wer Mitteilungen anlegen oder auswerten darf, wer Projektkonten anlegen und verändern darf und wer Festlegungen zum Arbeitszeitmodell treffen darf. Ferner wird sichergestellt, das Unbefugte mit Prokal keinen Zugriff zur Datenbank haben. (Kap. 6.1. Übersicht über die Anwenderrechte )
Verwaltung von Arbeitszeitkonten
Bei flexiblen Arbeitszeiten kann sich jeder Anwender einen Flexzeit-Kontoauszug erstellen, aus dem sein aktueller Stand an Arbeits- und Überstunden, an Vorholzeit sowie an Krankheits- und Urlaubstagen hervorgeht. Ein Verwalter kann die FlexZeit-Kontoauszüge zur Abrechnung der geleisteten Stunden nutzen. So hilft Prokal bei flexiblen Arbeitszeiten die Übersicht bewahren. (Kap. 6.4. Flexzeit-Konto)
Verwaltung der Projekt-Arbeitszeiten
Eine korrekte Bestimmung von Projekt-Arbeitszeiten bildet die Grundlage für die Bilanzierung und Abrechnung von Projekten. Prokal kann Projekt-Arbeitszeiten von einzelnen Teilnehmern und von Arbeitsgruppen automatisiert bestimmen. (Kap. 8.1. Übersicht)
Zentrale Verwaltung von Arbeitszeitmodellen
Bei allen Buchungen wird das zugrundeliegende Arbeitszeitmodell automatisch berücksichtigt. Die einzelnen Mitarbeiter müssen sich daher nicht mit allen Details und Änderungen an den Arbeitszeitmodellen befassen. Beim Buchen von Tätigkeiten, die einen Widerspruch zum Arbeitszeitmodell darstellen, wie z.B. Tätigkeiten außerhalb der Arbeitszeit, erfolgt wahlweise eine Warnung oder eine Fehlermeldung. Prokal kann dadurch sicherstellen, dass die Summe aus Projektarbeitszeiten stets identisch mit der Summe aus den persönlichen Arbeitszeiten ist.
Arbeitszeitmodelle können in Prokal auch rückwirkend geändert werden, d. h., die Arbeitszeitkonten können für eine rückwirkende Änderung des Arbeitszeitmodells neu berechnet werden. (Kap. 9.2. Arbeitszeitmodelle)
elektronischer Terminkalender
Tätigkeiten können auch im Voraus, daher als Termin gebucht werden. Je nach Vergabe der Zugriffsrechte können Anwender auch in den Terminplan anderer Anwender einsehen und dort Buchungen ausführen. (Kap. 3.6. Buchungen anlegen und bearbeiten)
Erinnerungsdienst
Auf Wunsch kann eine feste Zeit vor einem bevorstehenden Termin eine Benachrichtigung ausgelöst werden. (Kap. 3.6. Buchungen anlegen und bearbeiten)
Notizbuch
Zu jedem Tag können freie Notizen eingetragen werden. Diese Notizen werden mit in die Datenbank aufgenommen und sind somit auf jedem Rechner mit Zugriffsmöglichkeit auf die Datenbank verfügbar. (Kap. 3.4.1. Tagesübersicht)
elektronische Verteilung von Nachrichten
Notizen können auch an andere Anwender oder Anwendergruppen gezielt verschickt werden. Prokal kann so als ein firmeninterner Kommunikationsweg genutzt werden. Diese Funktion ist besonders sinnvoll bei Nachrichten in Zusammenhang mit bevorstehenden Terminen oder bei projektbezogenen Nachrichten. In die versendeten Notizen können OLE-Objekte eingebettet werden. Damit können zum Beispiel Text- oder Tabellenkalkulations-Dokumente ausgetauscht und beim Empfänger direkt dargestellt werden. (Kap. 4.1. Übersicht)
Backup und Datenreduktion
Aus einer Datenbank können Auszüge als neue Datenbank erstellt werden. Diese Auszüge können als Backup (Sicherungskopie) dienen. Sie können einer separaten Auswertung zugeführt werden. Auf Wunsch können die Daten in der Original-Datenbank gelöscht und diese dadurch verkleinert werden. (5.3. Datenbank archivieren)