Die Online-Hilfe von Prokal und dieses Handbuch sind inhaltlich identisch. Dies hat für die Autoren den Vorteil, nur ein Dokument erstellen und aktualisieren zu müssen. Für den Anwender hat es den Vorteil, dass er zur Einarbeitung und zur Referenz nicht zwei Dokumente parallel verwenden muss, sondern sowohl in der Online-Hilfe, als auch im gedruckten Handbuch alle Informationen vorfindet.
Aus diesem Konzept ergeben sich jedoch Besonderheiten, da die Anforderungen an eine Online-Hilfe und an ein Handbuch teilweise verschieden sind.
Die wichtigste Anforderung an eine Online-Hilfe ist es, bestimmte Informationen gezielt und schnell zu finden. Durch das Prinzip der kontextsensitiven Hilfe und durch automatische Verweise (Hyperlinks) wird die Online-Hilfe dieser Forderung gerecht.
Von einem Handbuch erwartet man dagegen, dass der Nutzer beim fortlaufenden Lesen ein Verständnis des dargestellten Sachverhaltes erlangt. Da das Verständnis eines Sachverhaltes oftmals auf das Verständnis eines anderen Sachverhaltes aufbaut, ist es schwierig, eine gute Reihenfolge der Themen zu finden. Aus diesem Grund wurden zahlreiche Querverweise aufgenommen, die der Leser nötigenfalls verfolgen muss.
Die Software Prokal läuft interaktiv, d. h., der Programmablauf ist nicht von vornherein vorgegeben, sondern es werden jeweils Eingaben des Benutzers entgegen genommen und die zugehörigen Funktionen ausgeführt. Die Reihenfolge, mit der diese Funktionen im Handbuch beschrieben werden, ist deshalb teilweise willkürlich.
Die Gliederung des Handbuchs orientiert sich am Aufbau der Oberfläche von Prokal. Den Funktionsgruppen von Prokal sind jeweils eigene Kapitel des Handbuches gewidmet.
Jeder Anschnitt, der eine Prokal Funktion beschreibt, beginnt mit Informationen über den Zugang zu dieser Funktion.
Funktionen mit erweiterten Anwenderrechten
Eine Reihe von Funktionen von Prokal, wie z.B. das Zuweisen eines Arbeitszeitmodells, erfordern besondere Rechte des Anwenders. Diese Funktionen können von einem Anwender, der nicht über die nötigen Rechte verfügt, nicht aufgerufen werden. Die entsprechenden Abschnitte im Handbuch brauchen dann nicht weiter beachtet zu werden. Alle Abschnitte des Handbuchs, die Funktionen beschreiben, zu deren Ausführung besondere Rechte erforderlich sind, sind mit einem “Schlüssel"-Symbol markiert. Ein “Schlüssel-Symbol" in Klammern bedeutet, das der Abschnitt zum Teil Funktionen beschreibt, für die besondere Rechte notwendig sind.
Administrative Hinweise zu Prokal im laufenden Text sind ebenfalls mit einem “Schlüssel" markiert.
Für das begriffliche Verständnis sei auf das Glossar hingewiesen. Neben allgemeinen Begriffserläuterungen werden hier besondere Begriffe erläutert, die in Prokal in einer bestimmten, eindeutigen Weise verwendet werden.